На початку 2023 року Консульські відділи Посольства України у Варшаві та у Генеральних консульствах України у Гданську, Вроцлаві та Любліні отримали доступ до Державного реєстру актів цивільного стану та право надавати дублікати свідоцтв та витягів, виданих органами реєстрації актів цивільного стану на території України. Розповідаємо хто і як може отримати документи та які помилки найчастіше роблять заявники.
У лютому 2023 року набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України, яка надала окремим закордонним дипломатичним установам України додаткові повноваження у сфері реєстрації актів цивільного стану (РАЦС). Визначені цією постановою посольства та консульства України отримали безпосередній доступ до Державного реєстру актів цивільного стану (ДРАЦС) та право на:
- надання повторних свідоцтв (дублікатів), виданих органами реєстрації актів цивільного стану на території України (про народження, смерть, зміну імені, шлюб та розірвання шлюбу);
- надання витягів з Державного реєстру актів цивільного стану про проведену реєстрацію акту на території України (про народження, смерть, зміну імені, шлюб та розірвання шлюбу);
- здійснення реєстрації народження дитини, смерті, укладання або розірвання шлюбу, зміни імені громадянина України.
Тобто, українці в Польщі можуть отримати повторно свідоцтва про народження, зміну імені, шлюб та розлучення, а також витяги, наприклад, про те, що дані про батька внесені до свідоцтва про народження дитини на підставі статті 135 Сімейного кодексу України («Запис про батьків дитини, якщо батьківство, материнство не встановлене»).
Після ухвалення закону Міністерство закордонних справ України визначило перелік дипломатичних установ, які отримали нові повноваження. У Польщі доступ до Державного реєстру актів цивільного стану та можливість роботи з ним мають:
- Консульський відділ Посольства України у Варшаві. Для прийому слід записатись в електронній черзі.
- Генеральне консульство України в Любліні. Для прийому слід записатись в електронній черзі.
- Генеральне консульство України в Гданську. Подання заяви здійснюється в порядку «живої» черги у понеділки, середи та п’ятниці з 9:00 до 13:00.
- Генеральне консульство України у Вроцлаві. Для прийому слід записатись в електронній черзі.
Консульство України в Гданську, розповідаючи про найпоширеніші помилки заявників, звертає увагу, що йдеться лише про документи, цивільного стану, складені в Україні та належним на те органом України – органами реєстрації актів цивільного стану: «Якщо Вам необхідно документ, виданий іншою країною чи окупаційною незаконною владою на окупованих територіях України – то цей механізм не діє».
Крім цього, у консульстві наголошують, що дипломатичні установи можуть лише видавати дублікати або повторні свідоцтва тих документів, на які вже було складено відповідний актовий запис, а сам документ отримувався заявником раніше. «Найчастіше такі питання виникають у разі, якщо Вам необхідно свідоцтво про розлучення […]. Робимо акцент саме на цьому документі, оскільки українське законодавство визначає рішення суду про розлучення, яке набрало законної сили, достатньою підставою для підтвердження факту розлучення. Тож, більшість українців навіть не звертається до органів реєстрації актів цивільного стану для складання відповідного актового запису, а посвідчують відповідний факт саме рішенням суду», – наголошують в консульській установі.
Зауважимо, що консульські установи можуть видавати два типи документів – витяги з державного реєстру та дублікати свідоцтв (про шлюб, розлучення, народження, зміну імені). Витяг з реєстру – це видрукована на форматі А4 інформація з реєстру, засвідчена консульством. «Найтиповішими є витяги на підтвердження того, що дані про батька внесені до свідоцтва про народження дитини на підставі статті 135 Сімейного кодексу України», – пояснюють в консульстві. Натомість дублікат свідоцтва (який має таку ж саму юридичну силу, як і свідоцтво видане вперше) видається на спеціальному бланку і саме його найчастіше вимагають польські місцеві органи влади, коли просять принести відповідний документ про реєстрацію того чи іншого акту цивільного стану.
Особи, які досягли 16-річного віку можуть отримати дублікат свідоцтва чи витяг з реєстру для себе чи для своїх родичів, за умови пред’явлення паспорта або паспортного документа і документів, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки з тою особою. Документи пов’язані із дітьми, яким не виповнилося 16 років, має право отримати лише один з батьків чи законних опікунів тої особи.
Необхідні документи:
- Заповнена заява про отримання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану або заява про повторне видання свідоцтва про народження;
- Паспортний документ, що посвідчує особу заявника (оригінал та копія);
- Інші документи, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки – у разі вимоги витягу про родичів (оригінал та копія);
- Копія попереднього витягу/свідоцтва – у разі вимоги документа повторно внаслідок пошкодження чи втрати оригіналу.
Для отримання витягу необхідно також здійснити 2 платежі:
- Консульський збір за розгляд заяви про видачу витягу з Державного реєстру актів цивільного стану у розмірі 42 польських злотих (оплату можна здійснити банківською картою у консульській установі);
- Плату за видачу витягу з Державного реєстру актів цивільного стану у розмірі 73 гривні (необхідно сплатити заздалегідь на рахунок Казначейства України та мати при собі квитанцію про сплату).
Реквізити Держказначейства для оплати витягів:
- одержувач: ГУК у м.Києві/м.Київ/22012700;
- код за ЄДРПОУ: 37993783;
- рахунок (IBAN): UA088999980333209300000026001;
- надавач платіжних послуг одержувача: Казначейство України (ел. адм. подат.);
- код класифікації доходів бюджету: 22012700;
- символ звітності: 300.
Дмитро Димидюк
Джерело: Gdansk.mfa.gov.ua, фейсбук-сторінка консульства України в Гданську.