Інтернет та електронне листування міцно ввійшли в наше повсякденне життя. Ми вже не можемо собі уявити пошук роботи без нього. Саме у віртуальній мережі шукаємо вакансії та контакти, звертаємося до потенціальних роботодавців, висилаємо резюме та інші документи, потрібні для працевлаштування, з’ясовуємо різні справи. Все частіше відходимо від паперової ділової кореспонденції на користь електронної.
Однак, звикнувши до легкої, менш вимогливої форми електронного спілкування зі знайомими та незнайомими людьми в Інтернеті, ми вже майже забули, що електронне листування в ділових справах, до яких належить і пошук роботи, все ж вимагає застосування принципів ділового мовлення.
Електронна адреса
Ваша електронна адреса – надзвичайно важливий елемент ділового листування. По-перше, її вигляд полегшує або утруднює контакт з вами. По-друге, по тому, як виглядає ваш e–mail, потенціальний роботодавець складає про вас своє перше враження.
Назва електронної скриньки, яку ви використовуєте для ділових контактів, зокрема пошуку роботи, повинна відповідати певним правилам. Вона має бути конкретною та ясною, а головне – дозволяти швидко зрозуміти, від кого прийшов лист. Адреси типу lastivka@poczta.ua дуже гарні, але підійдуть лише для листування з друзями та знайомими. В деяких великих фірмах подібний e-mail взагалі не буде прочитаний або потрапить у спам. Шкода через такі, на перший погляд, дрібниці втрачати шанс на добре працевлаштування. Однак йдеться про певні стандарти та зручність.
Для ділового електронного листування варто подбати про електронну пошту, до складу якої увійдуть ваші ім’я та прізвище. Потрібно також звернути увагу на назву скриньки. Це той текст, який поштові агенти, як правило, додають до адреси. Якщо ви шукаєте роботу за кордоном, подбайте щоб ваша скринька була названа ім’ям та прізвищем латинськими літерами.
Дуже розповсюдженою помилкою є надсилання резюме або інших документів із поштових скриньок своїх друзів та родичів. Це також утруднює контакт або навіть може означати його втрату, оскільки роботодавець, звичайно, не може пам’ятати, як саме називається ваша електронна пошта.
Створити власну скриньку під силу навіть людині, яка мало користується комп’ютером, – вистачить прочитати дуже просту інструкцію.
Електронний лист (e–mail)
Електронний лист у справі роботи повинен відповідати вимогам ділового листування.
Пишіть тему листа, щоб коротко представити привід звернення. Увага! Поширеною помилкою є написання листа в темі e-mail! Вона має бути конкретною. Дуже важливо, щоб із теми можна було швидко зрозуміти, про що йтиме мова власне в електронному листі. Тема також полегшує пошук листа в майбутньому.
Коли говоримо про електронні листи, маємо на увазі не лише класичну електронну пошту. Дуже часто доводиться відповідати на вакансії на різних порталах пошуку роботи, в професійних та соціальних мережах, заповнювати готові форми контакту. Це все можна зарахувати до електронного листування.
У своїй практиці зустрічала думку, що оскільки «стислість – сестра таланту», то треба писати коротко, але по темі, тому привітання й такі дрібниці, як «з повагою, ім’я та прізвище», – це зайва трата часу. Однак варто все ж пам’ятати про межі стислості й ставитися з повагою як до себе, так і до людини, до якої звертаєтеся.
Отже, як і у звичайному діловому листі, починайте писати або з привітання, або з офіційного звернення до адресата.
Пам’ятайте, що людині, яка займається пошуком працівників, щоденно може надходити багато пошти. Навіть якщо ви домовилися по телефону, що вишлете своє резюме, нагадайте, у зв’язку з чим висилаються резюме або документи. Особа, з якою ви домовлялися, може про вас не пам’ятати або не буде знати, що отримані документи – ваші. Представляйтеся також, коли дзвоните по телефону.
Пам’ятайте про основи ділового мовлення – підписуйтеся в кінці листа ім’ям і прізвищем.
Як збільшити свої шанси знайти кращу роботу в Польщі та які помилки ускладнюють листування?
Якщо ви відповідаєте на e-mail у діловій переписці, намагайтеся використовувати опцію «відповідь», не видаляйте попередній текст. Такими чином, людині, до якої ви пишете, та вам буде легше орієнтуватися, про що йшлося у попередньому листуванні. Якщо довго не отримуєте відповідь, за деякий час нагадайте про себе. Якщо у вас є телефон людини, до якої ви писали, передзвоніть через декілька днів.
Резюме
Якщо ви шукаєте роботу – подбайте про сучасне резюме. У Інтернеті є велика кількість взірців. Ознайомтеся з правилами, які стосуються тієї країни, де ви шукаєте роботу.
Опрацьовуючи резюме, вкажіть інформацію про вашу візу або іншу підставу перебування. Якщо ви належите до тієї категорії іноземців, які не мусять отримувати дозвіл на роботу, зазначте, що маєте право працювати в Польщі на тих самих засадах, що громадяни РП. Якщо такий дозвіл вам потрібний, варто згадати, що готові самостійно займатися процедурою його отримання.
Резюме повинно бути створене в окремому файлі з відповідною структурою та прикріплено до e-mail. Кілька речень на зразок «3 роки працювала в супермаркеті, 4 роки на фабриці вікон» – це не резюме, а лише коротка інформація, яка дуже мало говорить про ваш фах і вміння. Пам’ятайте про короткий опис ваших обов’язків на попередніх місцях праці.
Не варто розраховувати, що роботодавець відповість вам на повідомлення типу «я з України, мій номер ххххххх, подзвоніть» або «у справі роботи». Попрацюйте над резюме, скажіть про себе кілька слів у самому e-mail. Навіть якщо від вас не вимагають мотиваційного листа, напишіть про свій досвід і чому зацікавлені саме в цій вакансії.
Поширеною помилкою є думка, що в резюме все є, працедавець здогадається. Не варто на це розраховувати. Напишіть у мотиваційному листі, чому саме ваш досвід та навички можуть бути корисними на новому місті роботи.
Якщо людина, до якої ви висилаєте резюме, отримує їх у великій кількості, додаткова коротка інформація в e-mail про ваш досвід може збільшити шанс, що саме ваше резюме буде прочитано та на нього звернуть більшу увагу.
Важливо!
Пам’ятайте про години праці та ввічливі форми звернення. Не варто надзвонювати ввечері та у вихідні. В Європі немає звички звертатися до людей на ім’я та по батькові, однак ввічливі форми на «ви»/Pan/Pani обов’язкові. Навіть якщо вам здається, що ви говорите з дуже молодою людиною, пам’ятайте – це офіційний контакт і вік не має значення. Тим більше коли ви розмовляєте по телефону – голос може ввести в оману.
Вдалого пошуку роботи!
Олена ЛИТВИНЕНКО