З 1 січня 2026 року в Польщі система e-Doręczenia стала основним каналом офіційного зв’язку між органами влади, мешканцями країни та бізнесом. Впровадження системи відбувається поетапно. Для громадян і більшості органів влади обов’язковий перехід уже набув чинності. Нові правила стосуються всіх мешканців Польщі, зокрема українців. Пояснюємо, як працює система і що потрібно знати.
У грудні 2025 року до консультаційного пункту фонду «Український дім» дедалі частіше почали звертатися українці з проханням допомогти зі створенням поштової скриньки в системі e-Doręczenia. У січні таких звернень стало ще більше – люди повідомляють про труднощі під час реєстрації та користування системою.
«Наш вибір» поспілкувався з консультантами фонду «Український дім», а також перевірив процес створення поштової скриньки в системі e-Doręczenia на власному досвіді.
Що таке система e-Doręczenia?
Із 1 січня 2026 року систему e-Doręczenia використовують як основний інструмент офіційного електронного листування з державними органами в Польщі. Вона є електронним аналогом рекомендованого листа з підтвердженням отримання.
«Головна відмінність полягає в тому, що e-Doręczenia – це сучасна заміна попередніх рішень, яка юридично прирівнюється до рекомендованого листа з повідомленням про вручення (list polecony za potwierdzeniem odbioru). Це означає, що офіційні справи з державними органами тепер можна вирішувати онлайн – швидко та безпечно», – пояснює спеціалістка з питань підтримки бенефіцієнтів у Консультаційному пункті та Інфолінії фонду «Український дім» Анастасія Бондарєва.
Система чітко визначає момент отримання повідомлення. Лист вважається доставленим:
- у момент відкриття адресатом – тоді відправник автоматично отримує підтвердження;
- через 14 днів після відправлення, якщо повідомлення не було відкрито. Це так звана «фікція доставлення», коли лист офіційно вважається врученим, навіть якщо адресат його не прочитав.
За словами експертки, всі державні органи, підприємці та представники професій, що мають довіру суспільства, зобов’язані мати електронну адресу для повідомлень і вести листування за допомогою e-Doręczeń. Водночас цей обов’язок впроваджується поступово, відповідно до визначеного графіка.
Функції поштової скриньки системи e-Doręczenia
Як зазначається на сайті gov.pl, за допомогою поштової скриньки e-Doręczenia можна надсилати та отримувати електронні документи, а весь документообіг відбувається в цифровому форматі. Надіслані документи завжди потрапляють до належного адресата.
«Отримуючи їх, ви знаєте, хто є відправником, і маєте впевненість, що ніхто не видає себе за іншу особу чи установу. Надіслані документи залишаються незмінними. Також можна завантажити юридично значущі докази того, хто і коли їх надіслав та отримав», – ідеться на сайті.
Водночас для осіб, які ще не створили поштової скриньки в системі e-Doręczenia, передбачена електронно-паперова форма комунікації. У такому разі установа надсилає електронний документ, який друкують і відправляють адресатові поштою. У перспективі державні установи поступово переходитимуть на комунікацію виключно через цю систему.
Система e-Doręczenia та пересічні мешканці Польщі: чи обов’язково реєструватися
Наразі для пересічних мешканців Польщі користування системою e-Doręczenia не є обов’язковим. Втім, потреба створити поштову скриньку може виникнути тоді, коли потрібно надіслати офіційний лист, адже державні органи зобов’язані вести комунікацію саме через цю систему.
«З нашої практики видно, що фізичним особам часто доводиться створювати таку скриньку. Це пов’язано, зокрема, з листуванням із Прикордонною службою (Straż Graniczna) або з досиланням документів до воєводських управлінь (Urząd Wojewódzki) щодо картки перебування. Крім того, для доступу до даних у реєстрі PESEL, наприклад для перевірки статусу іноземця, тепер обов’язково потрібно мати активовану скриньку e-Doręczenia», – зазначає Анастасія Бондарєва.
Як створити поштову скриньку в системі e-Doręczenia
За словами Анастасії Бондарєвої, у бенефіцієнтів «Українського дому» часто виникають труднощі зі створенням поштової скриньки, хоча сам процес не є складним. Для цього необхідно мати логін і пароль до Довіреного профілю (Profil Zaufany), адресу електронної пошти та адресу фактичного місця проживання в Польщі.
Процес створення поштової скриньки виглядає так:
- На сайті gov.pl потрібно натиснути на «Załóż skrzynkę do e-Doręczeń»;
- Після цього сайт перенаправить у відповідну графу, де внизу сторінки потрібно натиснути «Złóż wniosek»;
- Далі натиснути «Start» і вказати, для кого саме створюється поштова скринька. Якщо скринька створюється для звичайного користувача, потрібно обрати «Dla obywatela (osoby fizycznej)», і знову натиснути «Złóż wniosek». Якщо скринька створюється з іншою метою, потрібно обрати відповідний пункт і дотримуватися подальших інструкцій;
- У разі створення скриньки для фізичної особи необхідно обрати спосіб підтвердження особи. Українці можуть зробити це за допомогою довіреного профілю, інтернет-банкінгу або National eID.
- Після підтвердження особи в системі потрібно знову вказати, для кого саме створюється скринька – для власного користування або для іншої особи чи суб’єкта. У будь-якому випадку необхідно зазначити мету створення. Якщо скринька відкривається для особистого користування, слід обрати «Dla obywatela (osoby fizycznej)».
- Далі потрібно вказати адресу електронної пошти та адресу місця проживання. Система також запропонує надати доступ до скриньки іншим користувачам, однак це не є обов’язковою умовою. Після цього заяву потрібно підписати електронним підписом.
- Після створення поштової скриньки її потрібно буде активувати. Інструкція, як це зробити, прийде на електронну пошту.
Термін дії поштової скриньки необмежений. Листування з державними установами є безплатним. Водночас листування між громадянами, компаніями та іншими недержавними суб’єктами, зокрема представниками професій, що мають довіру суспільства, є платним. Дізнатися більше щодо тарифів можна за посиланням.
Тетяна Шарапова
